In quasi tutte le aziende di distribuzione che incontriamo gli ordini arrivano già su WhatsApp. Un cliente abituale scrive «mi servono 20 kg di confetti bianchi e due scatole del solito nastro», qualcuno in ufficio legge, cerca i codici, controlla il listino di quel cliente e ribatte tutto nel gestionale. Il canale è comodo per chi compra ed è un costo nascosto per chi vende: tempo, errori di codice e quantità, risposte che arrivano il giorno dopo se il messaggio è delle nove di sera.
Abbiamo costruito OrdiniWA per togliere quel passaggio su Passepartout Mexal. Questo articolo spiega come funziona un agente di questo tipo, cosa deve fare l'intelligenza artificiale e, soprattutto, cosa non le va lasciato fare.
Cosa succede quando un cliente scrive
- Riconoscimento. Il messaggio arriva sul numero WhatsApp Business dell'azienda. L'assistente cerca il numero del mittente nell'anagrafica clienti di Mexal: se lo trova, sa chi sta scrivendo, con quale listino, quali condizioni e quale storico. Niente password, niente registrazione.
- Interpretazione. Il modello linguistico legge il testo e lo trasforma in una richiesta strutturata: articoli cercati, quantità, unità di misura, eventuali riferimenti al «solito». È l'unico punto in cui l'AI decide qualcosa, e decide solo cosa cercare.
- Ricerca a catalogo. Per ogni riga l'assistente interroga il catalogo Mexal tramite WebAPI. Se il nome è parziale o ambiguo propone le alternative, con foto se serve, e chiede di scegliere. Non indovina mai un codice.
- Prezzo e totale. Prezzo, sconti e scaglioni arrivano dal listino di quel cliente, letti in tempo reale dal gestionale. Quello che il cliente vede in chat è quello che finirà nell'ordine.
- Riepilogo e conferma. Prima di creare qualsiasi cosa, l'assistente mostra quantità, prezzi e totale e chiede un sì esplicito riferito a quel riepilogo.
- Scrittura in Mexal. Solo dopo la conferma crea l'ordine cliente nel gestionale, con numerazione automatica, e manda in chat la copia in PDF. In ufficio l'ordine è già lì, pronto da evadere.
Cosa fa l'AI e cosa non le lasciamo fare
La parte generativa serve a una cosa sola: capire il linguaggio naturale. «Il solito», «quelle bianche grandi», «come la settimana scorsa ma il doppio» sono frasi che nessun modulo d'ordine tradizionale gestisce e che un modello interpreta bene. Tutto il resto è deterministico. I prezzi li legge Mexal, i codici li restituisce il catalogo, la disponibilità la dice il magazzino. Se il cliente chiede qualcosa che il gestionale non sa, l'assistente rimanda all'azienda invece di inventare.
È la stessa regola che applichiamo a ogni integrazione AI nei gestionali: il modello fa da interfaccia tra le persone e i dati, il gestionale resta la fonte di verità, e le operazioni che contano passano da una conferma umana o da un controllo che non dipende dal modello. Un assistente che «sa tutto» è un assistente che prima o poi sbaglia un prezzo; un assistente che chiede conferma su un riepilogo letto dal gestionale non può farlo.
Cosa serve dal lato Mexal
Il collegamento passa dalle WebAPI di Passepartout, disponibili attivando la suite MDS su YouPass. Funzionano sia su Mexal installato in sede sia su Passepartout Live. Nel secondo caso il collegamento è immediato; nel primo il servizio WebAPI va reso raggiungibile da internet in HTTPS, un'operazione che si fa con il tecnico dell'azienda in pochi minuti. Le credenziali restano cifrate e vengono usate solo per leggere e scrivere nel gestionale.
Non si installa nulla in azienda e nulla sui telefoni dei clienti, che usano il WhatsApp che hanno già. Il numero è una SIM nuova intestata all'azienda, registrata sul canale ufficiale WhatsApp Business di Meta con il nome dell'azienda: il WhatsApp di sempre non viene toccato. Chi può ordinare lo decide l'azienda: solo i clienti in anagrafica, solo alcuni, oppure tutti con una registrazione guidata dei nuovi.
Quando ha senso e quando no
- Ha senso se i clienti sono abituali, ordinano a voce o in chat e hanno listini riservati che non possono stare in un catalogo pubblico: grossisti, distributori, produttori con rete di rivenditori.
- Ha senso se una parte degli ordini arriva fuori orario e oggi aspetta la mattina dopo per una risposta.
- Non è la risposta giusta se i clienti devono sfogliare un catalogo ampio con immagini e filtri: lì serve un portale B2B collegato al gestionale.
- Non è la risposta giusta se l'ordine lo prende l'agente dal cliente: lì serve un'app di presa ordini come PriceScan.
I tre strumenti condividono la stessa integrazione con Mexal e convivono senza problemi: l'ordine nasce nel gestionale in ogni caso, cambia solo da dove entra.
Cosa costa e come si parte
OrdiniWA si paga in base agli ordini creati, senza canone fisso nascosto; l'importo dipende dal volume e dalla modalità di attivazione. L'attivazione la seguiamo noi in quattro passi: una chiamata per capire cosa vendi e come raccogli gli ordini oggi, i dati della WebAPI, la SIM dedicata registrata su WhatsApp Business, e i primi ordini. Il modo più semplice per capire se fa per la tua azienda è una demo sui tuoi articoli veri: si richiede da ordiniwa.it o dalla pagina contatti.
Per il quadro completo di ciò che colleghiamo a Mexal, dai connettori e-commerce al picking, c'è la pagina integrazione Passepartout Mexal.
