EdildocSoftware documentale per cantieri edili

Perché la documentazione di cantiere si perde

In cantiere la documentazione viaggia su tre binari che non si parlano: la carta nel furgone, le foto sui telefoni dei capisquadra e le email con gli allegati Excel. Finché il cantiere è uno la cosa regge. Quando diventano cinque, nessuno sa più quale sia l'ultima versione del listino di un fornitore, dove sia finita la foto dello stato di avanzamento di marzo e se il certificato di quel subappaltatore sia ancora valido.

Il costo non è teorico. È la mezza giornata dell'amministrazione passata a ricostruire a ritroso, è la contestazione che non si riesce a smontare perché la foto non si trova, ed è la sanzione che arriva quando un documento obbligatorio risulta scaduto proprio nel giorno del controllo.

EdilDoc nasce da questo problema concreto, non da un'analisi di mercato: è stato costruito con un'impresa di costruzioni che lo usa in produzione, come raccontiamo nel case study di EdilDoc per Tramontano Group.

Un archivio organizzato come lavora il cantiere

L'archivio è strutturato sulle entità che l'impresa usa davvero: il cantiere, il fornitore, la categoria di documento. Ogni file sta in tutti i posti in cui ha senso cercarlo, senza duplicati, perché è la stessa risorsa vista da angolazioni diverse. Chi cerca il DURC di un fornitore parte dal fornitore; chi prepara il fascicolo di un cantiere parte dal cantiere.

Accanto all'archivio ci sono le anagrafiche che di solito vivono in fogli di calcolo separati: cantieri, fornitori, prodotti e listini, questi ultimi importabili da Excel, che è il formato in cui i fornitori li mandano e continueranno a mandarli. Il consuntivo delle ore per cantiere e la scheda contabile completano il quadro di quanto quel cantiere sta effettivamente costando.

Lo scadenzario: l'unica funzione che si nota quando manca

I documenti che scadono in edilizia sono molti e hanno periodicità diverse: certificati, verifiche, coperture assicurative, il DURC dei fornitori e dei subappaltatori. Tenerne traccia a memoria o su un promemoria del telefono funziona finché non funziona più, e ce ne si accorge nel momento peggiore.

Lo scadenzario invia gli avvisi prima della scadenza, non dopo, e con un anticipo sufficiente a rimediare: il tempo di chiedere il documento aggiornato al fornitore e riceverlo è di giorni, non di ore. È la funzione meno appariscente del prodotto e quella che gli utenti citano per prima.

Fatto per il telefono, perché il cantiere non ha una scrivania

Il caposquadra non torna in ufficio per caricare una foto. EdilDoc si installa dal browser come applicazione sul telefono — è una Progressive Web App, quindi non passa dagli store e si aggiorna da sola — e permette di fotografare un documento o uno stato di avanzamento e archiviarlo sul cantiere giusto restando sul posto.

Il segnale in cantiere è quello che è: l'applicazione è pensata per continuare a funzionare quando la rete è debole o assente, mettendo in coda ciò che deve salire e sincronizzando quando la connessione torna. È lo stesso approccio con cui costruiamo tutte le nostre applicazioni per il lavoro sul campo.

Verso l'esterno — la direzione lavori, il committente, il consulente — i documenti si condividono con link riservati, e resta traccia di chi ha aperto cosa e quando.